Een briefing is de persoonlijke pagina die iemand krijgt: alles wat voor hem geldt, en niets anders. Er is er één voor artiesten, crew, gasten, media, relaties, vendors en partners.
Wat er in een briefing staat
Afhankelijk van de doelgroep: je welkomsttekst, de locatie met kaart en route, contacten, de toegangsdagen, de speeltijden, de shifts en instructies, de gastenlijst, de uitgifte, jouw vragen, en de tickets.
De briefing schrijven
Ga naar Briefing. Per doelgroep schrijf je een titel, een omschrijving en contacten. Laat je een type leeg? Dan valt die terug op de algemene tekst van het evenement, zodat je alleen schrijft wat echt afwijkt.
Je kunt ook de volgorde van de secties per type aanpassen: zet de gastenlijst bovenaan voor artiesten, en instructies bovenaan voor crew.
Eigen blokken
Voeg eigen contentkaarten toe: een titel, tekst, een afbeelding of YouTube-video, en gekleurde meldingen. Per blok kies je wie het ziet: bepaalde accreditatietypes, of media, relaties, vendors, partners. Perfect voor huisregels, een plattegrond, een sponsorboodschap of een instructievideo.
Vragen
Instellingen → Accreditatie → Briefingvragen. Maak een pakket vragen en richt het op accreditatietypes, bepaalde dagen, bepaalde stages of individuele artiesten. Mensen beantwoorden ze in hun eigen briefing.
Twee extra's:
- Beloningen: een antwoord kan extra accreditaties opleveren. "Reis je met crew?" → ja geeft automatisch 2 extra crewkaarten.
- Reacties: toon een bericht ná het antwoorden, bijvoorbeeld praktische vervolginfo.
Antwoorden zijn definitief zodra ze verstuurd zijn. Wil je dat iemand opnieuw antwoordt? Reset het hele pakket of één losse vraag, en precies dat deel gaat bij hem weer open.
Briefings versturen
Vanaf de Gastenlijst: Briefings versturen. Iedereen krijgt een mail met zijn persoonlijke link. Goed om te weten:
- Eén persoon krijgt één mail, ook als hij meerdere dagen of via meerdere artiesten op de lijst staat.
- Je mag het tabblad sluiten; het versturen gaat op de achtergrond in golven door.
- De envelop wordt groen zodra de mail eruit is, en je ziet wanneer iemand zijn briefing opende.
- Nog een keer versturen? Dan worden alleen de mensen meegenomen die er nog geen hadden, tenzij je bewust opnieuw verstuurt.
Wat artiesten eerst moeten doen
Je kunt artiesten verplichten hun advancing- en showdagcontacten in te vullen voordat hun ticketlink opengaat. Desgewenst geldt hetzelfde voor hun gastenlijst: die blijft dan dicht tot hun contacten en verplichte vragen klaar zijn. Op de gastenlijst zie je precies bij wie nog iets ontbreekt.