Op de Gastenlijst komt alles samen. Twee tabbladen:
- Lijst: iedereen die is goedgekeurd, per dag.
- Aanvragen: alles wat op jou wacht, gegroepeerd naar herkomst (artiesten, gastenformulier, media, relaties, vendors, uitnodigingen). Met het potloodje op een rij corrigeer je naam en e-mail; bij een aanvraag uit het gastenformulier kun je daar ook het type aanpassen voordat je goedkeurt: een ander accreditatietype bij een accreditatieaanvraag, een ander parkeertype bij een parkeeraanvraag. Bij een accreditatieaanvraag uit het gastenformulier kun je daar ook parkeertickets toevoegen: die verschijnen als eigen parkeeraanvraag direct eronder, die je apart goed- of afkeurt. Parkeren dat de persoon al had aangevraagd staat al ingevuld; wil je parkeren weghalen, keur dan die parkeeraanvraag af.
Goedkeuren en afwijzen
Keur per rij goed of af, of vink er meerdere tegelijk aan. Bij goedkeuring gebeurt er automatisch veel:
- De persoon krijgt zijn eigen briefing- en ticketlink.
- Eventuele standaard parkeerkaarten worden toegevoegd.
- Staat het ingesteld, dan gaat de briefingmail meteen de deur uit.
- Is Weeztix gekoppeld en dit type gelinkt, dan wordt daar een echt ticket aangemaakt.
Afgewezen aanvragen blijven zichtbaar, zodat de aanvrager ziet wat er gebeurd is, en opnieuw kan indienen.
De lijst lezen
- Via: via wie iemand op de lijst staat: een artiest, een relatie, of degene die hem uitnodigde.
- +1: iemand die door een andere gast is meegenomen.
- Statusstipjes: of de briefing verstuurd is, en of die geopend is.
- Filters en zoeken: op dag, type, status of gewoon een stuk tekst.
- Uitgifte: extra kolommen die tonen wie een portofoon of sleutel onder zich heeft.
Bewerken
Open een rij om een naam of e-mailadres te wijzigen, iemand naar een andere dag of type te verplaatsen, parkeren toe te voegen of weg te halen, of om een uitnodigingsplafond te geven: "deze persoon mag 2 extra gasten meenemen". Die ziet dan in zijn eigen briefing een gastenlijsttabel, precies zoals een artiest die krijgt.
Deadlines
- Deadline gastenlijst (Instellingen): daarna kunnen artiesten hun lijst niet meer wijzigen.
- Formulierdeadline: sluit het publieke formulier.
- Per lijst: extra gastenlijsttabellen kunnen een eigen, eerdere deadline hebben.
- Moet één artiest toch nog iets wijzigen? Geef die artiest een deadline-uitzondering.
Automatisch goedkeuren
Instellingen → Mailing & Goedkeuring. Per accreditatietype bepaal je of aanvragen van artiesten en van het publieke formulier automatisch worden goedgekeurd. Ideaal voor types waar je altijd ja op zegt, crew bijvoorbeeld, terwijl je VIP met de hand blijft beoordelen.
Zelf mensen toevoegen
- Gast toevoegen voor één persoon.
- CSV-import voor een hele lijst in één keer.
- Een uitnodiging sturen zodat iemand zijn eigen gegevens invult.